Vraag:
Hoe kan ik ons ​​team aanmoedigen om kortere stand-up meetings te houden?
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-13 01:34:02 UTC
view on stackexchange narkive permalink

We hebben elke dag statusmeetings, bestaande uit 8 - 10 personen. Deze duren 20 minuten en zijn stand-up meetings. Vaak duren ze 30 of zelfs 40 minuten en gaat de discussie de hele tijd door. Meestal zit meer dan de helft van de mensen (inclusief de meeting leader) tijdens de meeting.

Ik heb met de meeting leader (ook de teamleider) gesproken omdat mijn bijdrage ongeveer twee minuten duurt (als er vragen zijn) wat betekent dat ik 18 - 38 minuten verspilde tijd heb.

Ik heb geprobeerd:

  • rechtstreeks met hem te praten en te zeggen dat dit te lang is
  • net de vergadering verlaten (ging niet goed)

Wat kan ik nog meer doen? Of moet ik mezelf er gewoon bij neerleggen om elke dag dit deel van mijn leven te verliezen ?!

Uw berekening van verspilde tijd is vreemd. U telt de bijdragen van uw collega's als tijdverspilling. Dus uw bijdrage kan ook tijdverspilling zijn. Dus 20 tot 40 minuten verspilde tijd ** per dag **! Hoe kun je het werk vooruit helpen ?!
Een duur van 20 minuten is al erg lang voor een stand-up meeting. Normaal gesproken is het 5 minuten. En zelfs 5 minuten van 10 personen per dag kan veel tijdverspilling zijn.
Het goede nieuws is dat * je ** niet ** dit deel van je leven elke dag verliest *. Uw werkgever - waarschijnlijk uw bedrijf - verliest deze tijd. * Jij * wordt voor deze tijd betaald, neem ik aan.
Een stand-up wordt verondersteld te zijn waar elke persoon zegt wat ze vandaag gaan doen.Niks anders.Alles wat complexer is, wordt uitgesteld en opgepakt door de betrokkenen na / later.
Probeer aantekeningen te maken in de action-item-methode.Dit voorkomt eindeloze discussies, aangezien deze documentatiestijl een speciaal veld omvat om de persoonlijke zorgen / meningen van bepaalde leden te noteren.Hierdoor voelen ze zich 'gehoord' en minder discussiërend.
Elf antwoorden:
#1
+41
Rarity
2012-04-13 02:09:27 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ik heb dit als opmerking achtergelaten, maar ik ben bloedserieus: neem hun stoelen weg .

Stand-up meetings zijn stand-up omdat het het voor iedereen ongemakkelijk maakt te lang blijven. Als mensen zitten, is dat niet eerlijk voor degenen die staan ​​en het moedigt hen aan om rond te hangen. Dit is vooral een probleem als de vergaderleider het doet. Hij geeft het voorbeeld, en hij moet het kort houden.

Laat de stoelen indien mogelijk vóór de vergaderingen uit uw vergaderruimte verwijderen of zet ze opzij, weg van de tafel en laat mensen niet zitten . Haal indien mogelijk de stoelen een week uit een vergaderruimte en kijk hoe de vergadertijd afneemt.

Als u de stoelen om praktische redenen niet fysiek kunt verwijderen, laat de vergaderleider dan duidelijk zijn dat het is een staande vergadering in letterlijke termen, laat mensen opstaan.

Nadat mensen gewend zijn te staan, kun je stoppen met het verwijderen van de stoelen, maar je moet iets doen om de tijd te laten vallen , en als je ze laat staan, bewijst het dat je dit serieus neemt, en het geeft echt een stimulans om het kort te houden.

Zoals Andrew opmerkt, zorg ervoor dat je de zorgen over toegankelijkheid en handicaps respecteert; als een deel van uw team een ​​stoel nodig heeft omdat ze redelijkerwijs niet kunnen staan ​​voor de duur van een vergadering, moet u ze natuurlijk een stoel geven.

Overweeg om een ​​e-mail te sturen waarin staat dat de vergaderingen van de komende weken zullen vaste vergaderingen zijn, maar als iemand nodig heeft om te zitten, moeten ze antwoorden zodat u ze kunt ontvangen .

We ontmoeten elkaar eigenlijk in zijn kantoor, dus het verwijderen van de stoelen zal lastig zijn ... :) Maar er is geen reden waarom we niet kunnen overwegen om te verhuizen en * die * stoelen te verwijderen.
@Wikis Als u een vergaderruimte ook maar een week kunt lenen, zou dat voldoende moeten zijn om de gewenste verandering te bewerkstelligen.
Waarschijnlijk voor de hand liggend, maar er zijn mensen die helemaal niet of langer dan een minuut kunnen opstaan. Zorg er in principe voor dat er rekening wordt gehouden met een legitieme handicap.
Dit zou ook mijn suggestie worden. Ik zou erbij willen spreken als de vergadering van de baan gaat en zou de getroffen mensen voorstellen om na de stand-up bijeen te komen om het te bespreken.
Mislukt met een gedistribueerd team.
@jberger eerlijk gezegd het grootste deel van het concept van "staande vergaderingen" [mislukt met een verdeeld team] (http://blogs.agilefaqs.com/2009/09/08/distributed-standup-meetings-spam-or-ham/). Maar dat is een situatie die zo ver verwijderd is van de huidige vraag dat ik er niet aan dacht; het zou een aparte vraag moeten zijn met een aparte oplossing.
Ik * haat * zogenaamde stand-up meetings. We hadden ze bij mijn laatste baan; Ik zat altijd, en niemand klaagde. Als u vergaderingen kort wilt houden, * houd ze dan kort *; Behandel uw collega's niet als kinderen. En zelfs afgezien van handicaps, staan ​​sommige mensen minder op hun gemak dan anderen.
Als ik ergens met vaste vergaderingen zou werken, zou mijn reactie op alles wat mij wordt gevraagd zijn: "Niets te melden" of "Ik zal u hierover moeten contacteren" en ik ken nogal wat anderen die hetzelfde zouden doen want we willen er zo snel mogelijk uitkomen. Een beetje verslaat het doel van de bijeenkomst.
@Dunk: is afhankelijk van het type staande vergadering. Als het gaat om een ​​Scrum Standup, moet je praten over wat je gisteren hebt gedaan en wat je vandaag gaat doen, en over blokkeerproblemen. 1-2 minuten tops. Vallen vragen niet in die categorie, dan is ja "ik neem contact met u op is passend". Meestal is het voldoende om een ​​actie uit te lokken. Zo niet, dan is een staande vergadering niet gepast.
#2
+25
Karl Bielefeldt
2012-04-13 02:21:33 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Een vergadering kort houden is een vaardigheid, en het is veel moeilijker dan het lijkt. Het vereist ook de steun van de vergaderleider, maar het klinkt alsof hij wil helpen, maar niet weet hoe. Enkele ideeën:

  • Definieer duidelijk wat wel en niet aan het onderwerp is. Onze dagelijkse standups beantwoorden bijvoorbeeld drie en slechts drie vragen: wat heb je gisteren gedaan, wat doe je vandaag en wat zit je in de weg?
  • Definieer duidelijk een tijdslimiet. Ik heb gehoord dat teams een gametimer binnenhalen. Na een minuut wordt de discussie gestart.
  • Definieer duidelijk een aanvaardbare uitlaatklep voor discussies buiten het onderwerp. Teams hebben af ​​en toe meer dan 15 minuten nodig om over zaken te praten. Als u merkt dat dat gebeurt, plan dan nog een vergadering met dat onderwerp als primair agendapunt. Het is verbazingwekkend hoe goed dit werkt, want mensen zijn niet wanhopig om gehoord te worden terwijl ze aan het woord zijn. Ik ken enkele teams die regelmatig zo'n bijeenkomst plannen direct na hun stand-up. Mensen die er niet om geven, zijn vrij om op dat moment te vertrekken. Ons team doet het redelijk goed met ongeveer één extra ontwerpvergadering per week van ongeveer een uur.
+1 voor de tijdslimiet en het plannen van specifieke bijeenkomsten voor complexe onderwerpen.
#3
+11
user718
2012-07-15 00:09:47 UTC
view on stackexchange narkive permalink

staande vergaderingen moeten staand worden gehouden.

Ze mogen ook niet langer duren dan 45 seconden per persoon , er mag geen discussie zijn.

Het zijn geen statusbijeenkomsten voor het management, het management moet niet spreken als ze aanwezig zijn.

Ze zijn er om de communicatie tussen het team af te dwingen, niet voor het management om mensen te grillen.

Als u denkt dat de tijd die u doorbrengt niet praten verspild is, bedenk dan hoe de andere mensen zich voelen wanneer u aan het praten bent . Ik begrijp niet waarom deze vergadering belangrijk is, of dat deze niet correct wordt gehouden. Je moet je zorgen maken over wat elk lid van het team zegt!

8 - 10 mensen zouden 10 minuten < moeten zijn.

Gebruik een timer op een mobiele telefoon en laat deze na 30 seconden piepen om de spreker te waarschuwen dat hij hem moet afronden.

Dit is wat ik heb gedaan bij elke klus die ik heb gewerkt, hetzij als PM of Lead Dev. Ik zou ook willen toevoegen dat een effectieve stand-up een korte lijst met vragen heeft om te beantwoorden, bijvoorbeeld wat je gisteren hebt gedaan, waar je vandaag aan werkt en of je blokkers hebt. **Dat is het**. De timer gaat af, de volgende persoon is aan de beurt. Bijkomende discussie vindt later plaats tussen de relevante personen.
#4
+7
jefflunt
2012-04-13 01:43:37 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ik zou beginnen met gewoon een open vraag te stellen: "Hé jongens, ik wilde alleen wat vragen over de opzet van deze vergaderingen. Ik denk dat het belangrijk is om de status te delen, de basis te raken en ervoor te zorgen dat we allemaal de dezelfde richting uit, maar het lijkt erop dat we veel in de tijd gaan. Zou iemand het erg vinden als ik ideeën voorleg over hoe de vergaderingen kort en op schema kunnen blijven? "

Merk op dat ik een aanpak voorstel die probeert niemand in het defensief te zetten, geeft geen enkele persoon of subgroep de schuld van de huidige stand van zaken, en concentreert zich in plaats daarvan op het proberen uit te vinden of er overeenstemming is, met de belofte om ideeën aan de groep te geven over hoe om het te veranderen.

Kijk dan wat er gebeurt. Ga voorzichtig maar open met de feedback om. Begin met het voorstellen van veranderingen, misschien zelfs dit: http://www.codinghorror.com/blog/2012/02/meetings-where-work-goes-to-die.html

Dit werkt niet altijd. Een goede vriend van mij werd overspoeld met een wekelijkse bijeenkomst waarbij de deelnemers de bijeenkomst gebruikten als reden om met elkaar om te gaan. Toen die vriend probeerde dingen te veranderen, kozen ze voor de aanpak om te proberen de zweep te kraken, mensen op de agenda te houden en mensen te dwingen mee te gaan. Ze stuitten op veel weerstand en kregen een soort "bad cop" -reputatie. Dit werkte uiteindelijk, maar duurde langer dan een beroep te doen op een gedeeld gevoel van bezorgdheid over de bijeenkomst zelf. Het werkte waarschijnlijk ook omdat die vriend wat invloed had en weg kon komen door mensen te vertellen dat ze gewoon weer aan het werk moesten. Als je je niet in die positie bevindt, moet je er waarschijnlijk wat meer basis over hebben, of iemand met enige macht zoeken om aan je zijde te komen en met je te vechten.

#5
+7
Dipan Mehta
2012-04-13 08:50:22 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Aaah, ik zie mezelf hier. Ik zou toegeven dat ik, naar mijn eigen waarneming, de schuldige was van vele bijeenkomsten die te schande en langdurig waren en hoewel mensen niet zullen spreken, realiseerde ik me dat er iets moet veranderen. Dit jaar zouden we de bijeenkomst net voor de lunch beginnen, en ik beloofde hen dat als de bijeenkomst zou duren en langer zou duren dan de lunch, ik ervoor zou betalen! Gelukkig heb ik na die weddenschap naar de klok gekeken en uiteindelijk niet voor de lunch betaald :)

Wat heb ik echt gedaan? Ik leerde verschillende beperkingen die de belangrijkste afleiders waren.

  1. Heb een heel duidelijke en hopelijk maar 1 agenda. Heel vaak werken alle teamleden tegelijkertijd aan veel dingen, dus we hebben de neiging om veel vergaderingen tegelijkertijd te houden. Dat is waar het opklaart.

  2. Nodig alleen die mensen uit die een bijdrage moeten leveren (niet degenen die het misschien wel weten). Vroeger heerste er eufemisme dat alle teamleden alles moesten weten om grote foto's te maken. Sterker nog, dat bleef hangen omdat het management dat feit prees. Wanneer mensen zich echter het minst zorgen maken over een bepaald project, voegen ze maximale punten toe (uit nieuwsgierigheid) en dus maximale vertragingen.

  3. Visualiseer het formaat. Ik was een geweldige hater van opgemaakte rapporten en bij een startup begonnen en eindigden veel dingen bij het witte bord. Ik realiseerde me echter dat, omdat alles om het witte bord draait, het een onopgemerkte gewoonte veroorzaakt om niet voorbereid te zijn . Mensen zullen beginnen met discussiëren en zelfs informatie verzamelen en formatteren terwijl ze in vergadering zijn - duidelijk rekbare stijl. We zijn nog steeds informeel in de manier van rapporteren, maar nu moeten individuen hun gegevens voorbereiden in XL-bladen of grafieken of in het systeem voorafgaand aan de vergadering.

  4. Bereid jezelf (tenminste) voor. Ik ging vaak naar een vergadering zonder echt inhoud uit de eerste hand te hebben. Het resultaat was dat een groot deel van het begin zou worden verspild aan mij en dat anderen alleen dingen zouden leren voordat het zover komt dat we meningen bespreken en beslissingen nemen.

  5. Wees assertief tegen roddels. Als mensen bij elkaar komen, roddelen, grappen maken enzovoort. Mensen zijn soms gewoon nieuwsgierig en dwalen uiteindelijk de hele boel af. We moeten ervoor zorgen dat elk gesprek tegen de vergaderagenda moet worden stopgezet.

Ik heb het meeste hiervan op de harde manier geleerd.

#6
+5
DKnight
2012-04-13 07:54:16 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Het klinkt alsof je eerlijkheid en botheid hebt geprobeerd, dus je zult work-arounds moeten proberen, maar accepteer het en probeer er het beste van te maken .

Enkele dingen om te proberen:

  • Identificeer uw zware praters en degenen die het met u eens zijn dat de bijeenkomsten te lang duren. Pas alle sociale druk toe die je kunt op de zware praters om ervoor te zorgen dat ze het verminderen. Dit kunt u het beste tactvol doen.

  • Aangezien de vergaderingen een geplande tijd hebben, probeert u andere vergaderingen zo te plannen dat ze direct na de geplande eindtijd beginnen. Voordat de vergadering begint, kunt u de leider van de vergadering laten weten dat als de vergadering voorbij is, u wellicht moet wegglippen zodat u uw andere vergadering niet mist.

  • Neem een ​​collega in dienst -medewerker die u vertrouwt in een ander gebied om langs te komen of de telefoon in dat kantoor te bellen met een vraag als de vergadering te lang duurt. U zult de gunst moeten teruggeven. (Ik heb dit systeem in het verleden opgezet om om te gaan met lastige collega's die niet weten hoe ze een gesprek moeten beëindigen, die ook in deze situatie zouden moeten werken) Doe het gewoon niet te veel, anders zal het duidelijk zijn.

  • Als je processen of hardware hebt die je beheert, plan deze dan zo in dat ze statusupdates naar je telefoon sturen 5 minuten nadat de vergadering zou moeten eindigen. De hoorbare herinnering dat het verleden tijd is, kan helpen om dingen uit elkaar te halen.

  • Meestal stel ik voor dat je aan een takenlijst werkt of plannen en ideeën schetst - pen en papier. Ik vermoed dat een laptop dezelfde ontvangst krijgt als vroeg weglopen.

#7
+3
tehnyit
2012-04-13 01:43:30 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Vergaderingen is een van de noodzakelijke kwaden van het werken in een team. Onze statusvergaderingen duren meestal 60 minuten, hoewel mijn statusrapporten slechts ongeveer 10 minuten duren. Voor de rest van de vergadering probeer ik gewoonlijk bij te dragen en aantekeningen te maken die van invloed kunnen zijn op mijn werk.

Op basis van wat u heeft gezegd, denk ik dat het volgende voor u kan werken.

  1. Als de rest van de vergadering echt onafhankelijk is van uw werk, kunt u aan uw vergaderleider uitleggen dat uw tijd productiever zou zijn als u deze aan een andere taak besteedt.

  2. Als de vergadering geen statusvergadering meer is en een discussiebijeenkomst wordt, kunt u uw laptop meenemen en aan de vergadering werken.

  3. Wees een actieve deelnemer aan de vergadering door vragen te stellen en commentaar te geven op de status van andere leden. Dit is moeilijk te doen zonder eruit te zien als een pseudo-leider en het risico te lopen op andermans tenen te trappen.

+1 voor het meenemen van je laptop ... tenzij ze vragen dat alle apparaten worden gesloten :)
In mijn geval zal 1 niet werken omdat mijn teamleider denkt dat we er allemaal baat bij hebben om te horen wat iedereen doet (en onze mening toe te voegen). Maar 2 (wat ik af en toe heb gedaan) en vooral 3 zijn geweldige tips, bedankt.
Re: laptops / apparaten, ik verbied deze persoonlijk van elke vergadering die ik organiseer - mensen raken afgeleid en de vergadering wordt besteed aan het herhalen van dingen voor de man / vrouw die het druk had met iets anders. Een goed georganiseerde vergadering beslaat de agenda en eindigt onmiddellijk.
@voretaq7, is het daar totaal mee eens. Van wat het OP aangeeft, is de vergadering verre van goed verlopen. Dus ik denk dat het hebben van een laptop oké is totdat de vergadering is geherstructureerd.
Waarom duurt het 10 minuten voor uw status? Je bespreekt dat we dit hebben gedaan, dit en dit. We zijn nu bezig met dit, dit en dit. Het kan niemand schelen hoe je iets hebt gedaan of wat je uitdagingen zijn tijdens een statusbijeenkomst. Ik haat het als mensen tijdens statusbijeenkomsten op hun details ingaan. Het is gewoon een verspilling van ieders tijd.
@Dunk, nou, het duurt 10 minuten om mijn statusrapport te doen, aangezien het werk dat mijn team doet ook de hardware en het mechanische team binnen het project beïnvloedt, dus we rapporteren de status aan mensen op algemeen projectniveau. Voor mij is 10 minuten ongeveer goed. Misschien duurt _uw_ statusrapport minder dan 10 minuten, maar de mijne niet.
#8
+3
kevin cline
2012-04-13 20:33:06 UTC
view on stackexchange narkive permalink

We hebben een dagelijkse "standup" -vergadering, hoewel er velen wel zitten. De bijeenkomst duurt 15 minuten, meer niet. Na een kwartier gaat er een alarm af en is het voorbij. Dit lijkt voldoende te zijn om mensen on-topic te houden.

Als de mensen in de vergadering voldoende gedisciplineerd zijn (en het eens zijn met het format), houden ze zich aan de toegewezen tijd en hebben ze geen timer nodig. Het OP lijkt niet omringd te zijn door dergelijke mensen, dus het lijkt erop dat een alarm in deze situatie niet zou helpen.
#9
+3
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-16 01:00:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Dit is geen direct antwoord, maar sinds ik de vraag heb gepost, heb ik een vrij nette oplossing bedacht.

Ik neem contact op met de teamleider (persoonlijk of, indien niet mogelijk, via instant messenger) en zeg: "Ik werk momenteel aan X . Als ik eraan blijf werken in plaats van naar de vergadering te komen, kan ik dat doen door Y uur. Mijn input voor de vergadering is Z . Zou je liever hebben dat ik persoonlijk kwam of verder ga met deze taak? "

Dit heeft waarschijnlijk gewonnen niet elke dag werken, maar elke keer dat het werkt is voor mij een bonus.

#10
+2
Neuro
2012-07-14 21:09:27 UTC
view on stackexchange narkive permalink

De leider / voorzitter moet meer controle krijgen over de vergadering. Uit mijn ervaring zou ik willen voorstellen.

  • Zorg voor een agenda - met tijd toegewezen voor elk item
  • Doorloop acties van de vorige keer
  • Ga door de agenda
  • Sta geen afwijkingen toe

Als je problemen hebt met het bijhouden van de tijd, dwing dan tijdslimieten af ​​aan sprekers - zeg 2/3 minuten voor een update van een bepaalde taak.

Mogelijk moet u strengere regels toepassen, dwz één spreker per keer.

Oh ja, daar ben ik het mee eens. Maar de leider was een deel van het probleem.
Ja, ik kreeg een beetje de indruk dat er trainingen zijn voor RAD / DSDM / Agile facilitators / leiders, misschien kunnen ze er wel een doen.
#11
  0
Michael Kohne
2012-07-17 20:36:08 UTC
view on stackexchange narkive permalink

De enige suggestie die ik heb, is als je periodes van stilte ervaart tijdens de vergadering, spreek je mond uit! Ik heb ooit bij een organisatie gewerkt waar de vergaderingen voor langere tijd stil zouden vallen (waarbij we allemaal naar onze baas staarden). Ik begon te zeggen 'Oké, dus ik moet X doen, toch? Nog iets anders?' in een poging om de vergadering vooruit te helpen. Het heeft sommigen geholpen.

Bedankt. Dat klinkt heel raar. Maar als er iets was, hadden we het tegenovergestelde probleem: veel onconstructieve discussies.
@Wikis - het was waarschijnlijk het vreemdste dat ik in mijn carrière heb gezien, om eerlijk te zijn. Ik heb nog steeds geen idee waarom het is gebeurd.


Deze Q&A is automatisch vertaald vanuit de Engelse taal.De originele inhoud is beschikbaar op stackexchange, waarvoor we bedanken voor de cc by-sa 3.0-licentie waaronder het wordt gedistribueerd.
Loading...