Vraag:
Wat zijn methoden om efficiënte vergaderingen te houden?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Wat zijn enkele methoden om zinvolle effectieve vergaderingen te coördineren? Effectief wordt gedefinieerd als beknopt, de reikwijdte volgen, vertrekken met beslissingen, enz.

Van alle vergaderingen die we als bedrijf voeren, lijkt het alsof ze inefficiënt zijn en geen richting hebben.

Onze bijeenkomsten gingen onlangs over procesbeheer en het opvolgen van onze doelstellingen als bedrijf: het verhogen van de factureerbare uren, het winstgevender maken van webontwikkeling, enz.

En natuurlijk zijn onze bijeenkomsten dat ook ironisch genoeg, doelmatige vergaderingen.

Het belangrijkste van vergaderingen: houd ze kort. De productiviteit zal volgen.
Drie antwoorden:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jeff Atwood stelt een paar eenvoudige richtlijnen op, in een recente blogpost:

  1. Geen enkele vergadering mag ooit meer zijn dan een uur, op straffe van de dood.

    De eerste en belangrijkste beperking voor elke vergadering is de kostbaarste denkbare bron van elk bedrijf: tijd. Als u uw vergadering niet binnen ongeveer een uur kunt aanpassen, is er iets heel erg mis mee en moet u dat eerst oplossen. Ofwel zijn er te veel mensen bij betrokken, is de reikwijdte van de bijeenkomst te breed, ofwel is er een algemeen gebrek aan focus om de bijeenkomst op schema te houden. Ik daag iedereen uit om alles te onthouden wat er gebeurt in een bijeenkomst van meerdere uren. Als al het andere faalt, houd het dan kort!

  2. Elke bijeenkomst moet een duidelijk omschreven missie hebben.

    Wat is het mission statement van uw bijeenkomst? Kunt u het doel van uw bijeenkomst in één korte zin omschrijven? Ik aarzel om het hebben van een "agenda" en "agendapunten" aan te bevelen, omdat het woord agenda een gigantische, saaie lijst met opsommingstekens impliceert die moet worden behandeld. Zorg ervoor dat het doel van de bijeenkomst voor iedereen duidelijk is; de rest zorgt voor zichzelf.

  3. Doe je huiswerk voor de vergadering.

    Aangezien je vergadering een duidelijk omschreven mission statement, weet iedereen die de vergadering bijwoont van tevoren waarover ze moeten praten en delen, en heeft het klaar om te gaan voordat ze de kamer binnenlopen. Rechtsaf? Dat is hoe we de samenkomst tot een uur kunnen beperken. Als je je huiswerk niet hebt gedaan, zou je niet in de vergadering moeten zijn. Als niemand zijn huiswerk heeft gemaakt, moet de vergadering worden geannuleerd.

  4. Maak het optioneel.

    "Verplichte" vergaderingen zijn een uitweg. Iedereen in de vergadering moet er zijn omdat ze er willen zijn, of ze moeten er zijn. Een zekere manier om jezelf verantwoordelijk te houden voor een vergadering, is door iedereen optioneel te maken. Stel je voor dat je een vergadering houdt die mensen eigenlijk wilden bijwonen, omdat het ... nuttig was. Of interessant. Of vermakelijk. Laat het nu gebeuren!

  5. Vat taken samen aan het einde van de vergadering.

    Als uw vergadering nooit heeft plaatsgevonden, wat zouden de gevolgen zijn? Als het eerlijke antwoord daarop bijna niets is, dan heeft uw ontmoeting misschien geen bestaansreden. Elke echt productieve bijeenkomst zorgt ervoor dat er dingen gebeuren als een direct gevolg van de beslissingen die tijdens die bijeenkomst worden genomen. U, als verantwoordelijke deelnemer aan de vergadering, bent verantwoordelijk voor het bijhouden van wat u moet doen - en iedereen in de ruimte kan het bewijzen door hun to-do-lijst samen te vatten voor ieders voordeel voordat ze de vergadering verlaten.

Ik begon me het belang van beknopte vergaderingen te realiseren toen we begonnen met dagelijkse stand-ups op het werk. Meestal worden stand-ups timeboxed en het simpele feit dat je staat in plaats van comfortabel in je char te zitten, is een extra stimulans om precies te zijn en geen tijd te verspillen aan inactieve gesprekken, al was het maar om er zo snel mogelijk doorheen te komen. Het is duidelijk dat het niet redelijk zou zijn dat iedereen opstaat tijdens een langere vergadering, maar de spreker zou dat in ieder geval moeten doen.

Persoonlijk vind ik de meeste vergaderingen nogal saai. Ik ben een hardcore ontwikkelaar met weinig interesse in de niet-technische aspecten van het werk en ik vind het best een uitdaging om vergaderingen te volgen en eraan deel te nemen met iets anders dan code. Bij een vorig optreden had de manager het uiterst contraproductieve idee dat we allemaal bij alles betrokken zouden moeten zijn, en bijna elke week moest ik zitten luisteren naar onzin waar ik weinig begrip van had en absoluut geen manier om feedback te geven. Het was een complete verspilling van ieders tijd die al snel leidde tot een mini-rel. Ik weet dat haar bedoelingen goed waren, maar er is absoluut geen reden om mensen bij een vergadering te betrekken als ze niets waardevols te bieden hebben.

Tijdens mijn huidige hoofdoptreden ben ik aan het telewerken, en dus sta ik voor een aantal unieke uitdagingen als het gaat om vergaderingen. Ik kan alleen deelnemen via Skype, en bij vergaderingen waarbij meer dan een paar mensen betrokken zijn, vraag ik bijna elke vijf minuten iedereen (behalve de spreker) zijn mond te houden. Inactief gebabbel dat je misschien niet eens merkt als je in de kamer bent, wordt een verwarrende luide buzz als je ver weg bent en geen visuele indicaties hebt, zoals lichaamstaal, waardoor je hersenen zich kunnen concentreren op een gesprek of het volledig negeren. Soms vind ik het bijvoorbeeld best moeilijk om sarcasme te onderscheiden, wat meer dan eens tot ongemakkelijke momenten leidt.

De oplossing was eenvoudig genoeg, documentatie. Als ik een duidelijke agenda heb voor de vergadering en me eraan vasthoud, kan ik me concentreren op wat belangrijk is en alles wat dat niet is volledig uitfaseren. Een samenvatting van taken (het laatste punt van Atwood) is ook buitengewoon nuttig, omdat ik het op een later tijdstip kan doornemen en kijken of ik iets belangrijks heb gemist, gezegd terwijl het geroezemoes iets luider was dan normaal of gedurende de weinige seconden dat het netwerk of Skype acteerde.

U dient uw zorgen aan de orde te stellen bij het management of bij degene die verantwoordelijk is voor het organiseren van de bijeenkomsten in uw bedrijf. "Efficiëntie" -vergaderingen kunnen productief zijn of een totale verspilling van tijd. Ik denk niet dat er een middenweg is, aangezien ze inherent saai zijn en (de meeste) mensen, als ze niet betrokken zijn, geven het gewoon op en behandelen ze als een onderbreking van het werk. Wanneer (als) dat gebeurt, moet je er snel mee omgaan, voordat het uit de hand loopt.

Het "Maak het optioneel" -punt deed me gewoon versteld staan.
Yannis 'antwoord is uitstekend. Het enige dat ik zou willen toevoegen, als uw cultuur het zou laten gebeuren, is om een ​​doos bij de deur te zetten zodat iedereen zijn smartphones kan "checken" als ze binnenkomen en weer kunnen ophalen als ze weggaan.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink
  • Stel een duidelijk doel en bereik het. Als de vergadering lang duurt omdat u vindt dat er meer discussie nodig is, plan dan een vervolgactie.
  • Als u merkt dat uw vergaderdoelen niet worden behaald, zoek dan uit waarom en los het op. Als u de reden vindt dat de vergadering niet over iets belangrijks gaat, annuleert u de vergadering. Het zou u verbazen hoeveel mensen deze benadering zouden horen en zeggen: "Maar we hebben hebben altijd deze vergadering gehad. Kunnen we dat doen ?! "
  • Zoek naar effectievere manieren om dingen voor elkaar te krijgen dan via vergaderingen (kun je rechtstreeks gesprekken voeren met besluitvormers, zonder belangrijke stemmen uit te sluiten van de beslissing; stuur je informatie via e-mail in plaats van te stoppen met werken en iedereen bij elkaar te brengen om informatie te verspreiden)?
  • Hoe meer pracht en praal je hebt rond bijeenkomsten, hoe waarschijnlijker het is dat ze zijn gaan aanbidden bij The Verander de bijeenkomst (en de mensen die de bijeenkomst leiden) dan zinvol werk gedaan te krijgen.
  • Zoals alles moet een bijeenkomst worden gekozen als de vorm van communicatie en samenwerking, omdat dit de beste tool is voor een bepaalde taak, op dezelfde manier waarop u een oplossing voor een zakelijk probleem zou kiezen, n iet omdat vergaderingen zijn "wat we doen".

Hier is ook een lijst met 5 praktische alternatieven voor vergaderingen die vaak het doel kunnen bereiken van vergaderingen zonder zoveel tijd en mensen in de organisatie te hoeven gebruiken.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Het beste dat ik weet om een ​​vergadering beter te maken, is door een agenda te maken, te publiceren en eraan vast te houden.

Een duidelijk geschreven agenda, waarin het doel of de doelen van de vergadering zijn opgenomen, zorgt ervoor dat de persoon die de vergadering leidt de tijd heeft geïnvesteerd die nodig is om de vergadering voor te bereiden. Het laat ook iedereen weten wat er moet gebeuren. Het kan zelfs het maken van aantekeningen vereenvoudigen, omdat u voornamelijk actie-items en beslissingen opneemt.



Deze Q&A is automatisch vertaald vanuit de Engelse taal.De originele inhoud is beschikbaar op stackexchange, waarvoor we bedanken voor de cc by-sa 3.0-licentie waaronder het wordt gedistribueerd.
Loading...