We hebben dezelfde situatie, en waar de reis afkomstig is van (onderzoeks) financiering, is er altijd de verleiding om geld te besparen door je eigen boekingen te organiseren. Ons beleid is voornamelijk van toepassing op vliegtickets, aangezien ons treinnetwerk onpraktisch is voor reizen van stad naar stad. De redenen die we hebben (terecht of ten onrechte) zijn:

• we krijgen in totaal een korting van onze reisagenten, maar ook van individuele bedrijven zoals luchtvaartmaatschappijen en hotelketens. Deze korting wordt natuurlijk niet pro rata teruggestort naar de teams die het geld hebben uitgegeven, maar dat is een andere kwestie.

• in het verleden hebben we mensen gehad die opgeblazen teamproject- / programmabudgetten door ongeautoriseerde reisuitgaven. Het beleid is, terecht of ten onrechte, bedoeld om confrontaties over dit soort problemen te vermijden.

• we hanteren een intern uurtarief dat overheadkosten omvat. Besparingen op korte afstanden rechtvaardigen in termen van alternatieve kosten zelfs zelden de investering van 20 minuten personeelstijd. Evenzo, als hun tijd wordt teruggeboekt op het onderzoeksproject, kan het duurder zijn.

• mensen kunnen de vrijheid gebruiken voor persoonlijk voordeel (speciale aanbiedingen, punten voor frequente reizigers, selectie van upgrades, het ondersteunen van vrienden, het kopen van kaartjes voor anderen) en verwante kwesties met betrekking tot transparantie / controle van publiek (of aandeelhouders) geld

• er kunnen fiscale gevolgen zijn in sommige landen, afhankelijk van de regels over hoe de personeelskosten werken.

• onderschat voor grotere organisaties de werklast die betrokken is bij het verwerken van de honderden onkostendeclaraties en duizenden ontvangsten niet, en zorg ervoor dat deze worden opgeslagen en ingediend voor controle

• het personeel leest niet altijd de kleine lettertjes over 'budget'-deals, en u kunt zien dat de kosten vrij snel oplopen.

en de belangrijkste (IMHO)

• Het hebben van een enkel, eenvoudig algemeen beleid dat alle reizen zonder uitzondering dekt, is goedkoper en gemakkelijker in te stellen, te controleren, te controleren, af te dwingen en te wijzigen.

Als u ooit betrokken bent geweest bij het opstellen of handhaven van organisatiebeleid, weet u hoeveel tijd deze discussies (en escalatie ervan) een organisatie kunnen kosten, vooral in de publieke sector.

Er kunnen een aantal redenen zijn, maar de belangrijkste drie (waarvan ik op de hoogte ben) zijn:

1. Het reisbureau heeft een contract met de organisatie voor kortingstarieven in termen van kortingen of andere financiële overwegingen; d.w.z. het bureau biedt financiële prikkels om meer reizen bij hen te boeken. (Onderdeel van dat contract.)

2. Boekhoudkundige overwegingen - het reisbureau verzamelt financiële gegevens.

3. In openbare instellingen zijn er Er staat vaak ook een aanzienlijke druk om ervoor te zorgen dat alle financiële transacties verlopen via contract- en biedprocedures om verantwoording af te leggen over openbare middelen. (Ja, soms betekent dat dat het uitgegeven dollarbedrag hoger is, en ja, vanaf een strikt dollarbedrag is het vaak niet logisch - maar het PR-fiasco dat vaak optreedt wanneer iemand overheidsgeld uitgeeft aan een niet-contractuele uitgave via iemands broer bedrijf, enz., enz. wordt vaak beschouwd als een veel hogere kostenpost dan uitgaven via een gecontracteerde overeenkomst die vaak meer kost.)

In de reisbranche worden onderhandelde tarieven voor het grootste deel bepaald door het aantal reizen en boekingen. Dit omvat overnachtingen in hotelkamers, vliegreizen, autoverhuur, enzovoort.

In het zakelijke domein levert het toewijden aan één bureau vaak verschillende voordelen op:

1. Een gecentraliseerd en gestandaardiseerd reisaankoop- en goedkeuringsproces.
2. Gemakkelijke toegang tot de verblijfplaats van een werknemer terwijl deze op reis is.
3. Verlaagde tarieven voor de meeste, zo niet alle, reisbehoeften.
4. ....

Nu kunt u in uw geval mogelijk reisarrangementen vinden en goedkoper maken dan uw bedrijf. Maar uw bedrijf verliest de voordelen en de mogelijkheid om voor betere tarieven te onderhandelen, omdat ze niet gemakkelijk kunnen bepalen hoeveel vliegreizen, autoverhuur, hotelovernachtingen u in het verleden heeft gebruikt.

Het is een korte termijn verlies (nu duurder) maar op lange termijn winst (later goedkoper) voor het bedrijf of de organisatie.

Ze hebben misschien niet het gevoel dat andere werknemers zullen vergelijken met winkelen voor de beste deals zoals jij. Voor complexere reizen kunnen ze werknemers wellicht tijd besparen door verschillende verblijfsplaatsen en vervoer samen te stellen.

Als u één enkele locatie heeft, worden betalingen eenvoudiger en krijgt u ook geconsolideerde rapporten over alle reiskosten.

Ten slotte kan iemand bonuspunten krijgen en gratis reizen.

Hoewel ik het punt van uw vraag begrijp en zelf soortgelijke ervaringen heb gehad, is een reden die ik nog niet heb genoemd voor een dergelijk arrangement, dat het reisbureau u kan ondersteunen terwijl u op reis bent. Ik zal dit illustreren met een paar van mijn eigen ervaringen.

Twee keer heb ik problemen gehad met autoverhuur toen ik op reis was, een daarvan was voor werkreizen, de andere was voor persoonlijk reizen:

• Met het werkincident ontdekte ik bij aankomst in de stad van bestemming dat het autoverhuurbedrijf waar ik een reservering bij had, geen zaken meer deed op die locatie. Een vrij snel telefoontje naar het nummer buiten kantooruren van het reisbureau en ik had de kosten teruggedraaid van het oorspronkelijke bureau en een nieuwe reservering bij een ander bedrijf dat daar zaken deed en ik hoefde me geen zorgen te maken over een prijsverschil.

• Voor het persoonlijke incident had ik mijn eigen regelingen getroffen. Mijn vlucht was vertraagd en ik kwam pas 's avonds laat aan. Het bureau bij wie ik een reservering had, was voor vanavond gesloten. Ik moest toen dat bureau bellen om de reservering te annuleren en om terugbetaling van mijn aanbetaling te vragen. Toen was ik overgeleverd aan een ander autoverhuurbedrijf, zowel wat betreft de beschikbare voertuigen als de prijs die ik zou moeten betalen.

Omdat lang geleden iedereen zijn eigen boek mocht boeken, begon de aandacht zich te richten op kostenbesparingen (misschien door een neergang of de invloed van Lean en 6-sigma). Iemand stelde een gelikte presentatie samen met grafieken en grafieken die aantonen dat geld en tijd zou worden bespaard door reisarrangementen uit te besteden. Het werd volledig omarmd en niemand kijkt achterom ... behalve de occasionele reiziger zoals jij die wat heeft gegraven en de waarheid heeft gevonden.

Hoewel het in eerste instantie waarschijnlijk wat tijd en geld heeft bespaard, zijn die voordelen in de loop van de tijd jammerlijk uitgehold tot waar het nu ongeveer net zo efficiënt functioneert als de TSA of het Korps Mariniers. Niemand heeft geverifieerd of het systeem nog steeds geld bespaart. Het is nu de status quo en het is waarschijnlijk gevaarlijk om het aan te vechten. Toch, als je het vraagt, zul je waarschijnlijk deze reactie horen: "we hebben grotere vissen om te bakken."